Sekretär (gn)

Das Universitätsklinikum Münster ist eines der führenden KrankenhäuserDeutschlands. Eine solche Position erlangt man nicht nur durch Größe undmedizinische Erfolge. Wichtig ist das Engagement jedes Einzelnen. Wirbrauchen Ihr Engagement, um selbst im Kleinen Großes für unserePatienten leisten zu können. Dafür bieten wir Ihnen viele Möglichkeiten,damit Sie selbst weiter wachsen können.

Wir suchen für den Geschäftsbereich IT des Universitätsklinikum Münsterzum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine

Sekretär (gn)

(*gn=geschlechtsneutral)vollzeitbeschäftigtVergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung nach TV-L

Kennziffer: 05577

Der Geschäftsbereich IT des Universitätsklinikums Münster stellt mitüber 100 Spezialisten für rund 10.000 Mitarbeitende, Patienten, derenAngehörige und vernetzte Partner des UKM die gesamteInformationstechnologie der Krankenversorgung zur Unterstützungeffizienter Prozesse und professioneller Kommunikation zur Verfügung.Eine zuverlässige, schnelle und effektive Umsetzung der Anforderungen aneine moderne, sichere und hochverfügbare Informations- undTelekommunikationstechnologie ist unser Ziel.Das Sekretariat ist dabei Repräsentanz und erster Ansprechpartner füralle Belange der Geschäftsbereichsleitung, außerdem des aus desAbteilungs- und Stabsstellenleitungen bestehenden Führungskreises.

Ihr Aufgabenbereich:

  • Management des Sekretariats, aktive Unterstützung und Entlastung der Bereichsleistung
  • Koordination und stetige Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen
  • Terminkoordination, -planung und -überwachung
  • Planung und Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital
  • Erstellung und zielgruppengerechte Aufbereitung von Präsentationen, Vorlagen, Berichten und Mailings inklusive der Recherche von Informationen
  • Recherche und entsprechende Aufbereitung von Sachverhalten/Informationen zur direkten Weiterverarbeitung der Bereichsleitung
  • Verantwortliche Überwachung, Prüfung und Aktualisierung der eigenen Intranetseite des Geschäftsbereichs
  • Erstellung von Bescheinigungen und Arbeitszeugnissen für den Geschäftsbereich IT
  • Bewerbermanagement
  • Verantwortliche Überwachung, Steuerung und Planung von Schulungsmaßnahmen in Bezug auf die Budgetverwaltung, Zeit und Rechnungsstellung sowie die Kontrolle des Budgets über SAP
  • Erster Ansprechpartner für verschiedene Mitarbeiterbelange des UKM wie z. B. Beantwortung von Fragen zum MS-Office-Programm oder bei Störungsfällen
  • Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen sowie deren Abrechnung

Wir erwarten von Ihnen:

  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Leitungsassistenz, möglichst im medizinisch-akademischen Bereich
  • Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse in der Organisation von administrativen Aufgaben
  • Eigenverantwortlicher Arbeitsstil und hohe Selbstständigkeit
  • Engagement und Flexibilität sowie Loyalität und Diskretion
  • Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit sowie Befähigung zu exaktem, detailgenauem Arbeiten
  • Ein ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick
  • Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, PowerPoint sowie Outlook
  • Engagement, Flexibilität und eine ausgeprägte kommunikative Fähigkeit sowie Freude am Organisieren
  • Souveränes und freundliches Auftreten

Wir bieten Ihnen ein attraktives und vielseitiges Arbeitsumfeld sowie ein breites Spektrum an Fort- und Weiterbildungen. Sie erhalten ein Entgelt nach TV-L mit attraktiver Altersvorsorge und arbeiten in einem familienfreundlichen Umfeld mit betriebsnaher Kinderbetreuung.

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Frau Katja Kümmel, T 0251 83-58386.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Karriereportalbis zum 20210209. Mehr Informationen erhalten Sieunter www.karriere.ukmuenster.de.

Das UKM unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und istdaher seit 2010 als familienbewusstes Unternehmen zertifiziert. Esbesteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung. DieBewerbung von Frauen wird begrüßt; im Rahmen der gesetzlichenVorschriften werden Frauen bevorzugt eingestellt. Schwerbehindertewerden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Universitätsklinikum MünsterAlbert-Schweitzer-Campus 1 · Gebäude D5 · 48149 Münster